Како писати екстра дугачке имејлове на рачунару користећи само говор

Ако проводите дан одговарајући на имејлове, вероватно сте више пута помислили да Пишемо много спорије него што говоримоЗанимљиво је то што, ментално, можемо наглас објаснити сложену идеју за неколико секунди, али онда проводимо неколико минута куцајући исту поруку да бисмо је „улепшали“.

Добра вест је да данас нема потребе за патњом: Можете писати изузетно дугачке имејлове на рачунару једноставним говором.Коришћење могућности диктирања Microsoft 365, изворних функција Windows-а и macOS-а, или чак специфичних проширења која трансформишу ваше гласовне поруке у углађене, професионалне имејлове. У наставку ћете пронаћи детаљно објашњење како ови алати раде, како их конфигурисати, па чак и како диктирати интерпункцијске знаке или посебне симболе на различитим језицима.

Зашто је вредно диктирати имејлове уместо да их куцате

Прва ствар коју треба разумети је то Можемо да читамо око осам пута брже него што пишемоТо значи да сваки пут када седнете да напишете дугачак имејл користећи тастатуру, радите са делићем ваше стварне брзине размишљања и комуникације.

Процењује се да просечан радник Он проводи око 28% свог дана управљајући имејловимаАко велики део тог времена проведете куцајући, прегледајући и преправљајући, губите значајан број сати које бисте могли посветити задацима веће вредности.

Насупрот томе, када диктирате поруку, Говориш скоро брзо као што можеш да читашОво вам омогућава да „напишете“ имејл за само неколико минута, нешто што би ручно писање трајало много дуже. Такође, снимате нешто што је веома тешко урадити тастатуром: тонТа мешавина блискости, хитности или емоционалне нијансе која се често губи у обичном тексту.

Још један кључни детаљ је да, захваљујући модерним системима за претварање гласа у текст, Више не морате да инсталирате нејасне програме или плаћате скупе лиценцеМајкрософт интегрише диктирање у Outlook и остатак Office-а, Windows укључује препознавање говора, macOS укључује диктирање на нивоу система, и, као да то није довољно, појавили су се специфични алати за е-пошту попут VoicyMail-а који вам пружају коначни текст форматиран и спреман за слање.

Како користити диктирање у програму Outlook и Microsoft 365 за писање имејлова говором

У оквиру Мицрософт 365 екосистема, Outlook укључује функцију диктирања која претвара ваш глас у текст у реалном временуКомпатибилан је са класичном верзијом за десктоп, новим Outlook-ом и Outlook-ом за Mac, све док имате исправан микрофон и стабилну интернет везу.

Диктирање имејлова у класичној верзији програма Outlook (Windows)

Да бисте написали имејлове у класичној верзији програма Outlook за рачунаре, процес је веома једноставан. Важно је да Пријавите се помоћу свог Microsoft 365 налога и уверите се да уређај има исправан микрофон:

1. Направите нову е-пошту или одговорите на постојећуОтворите Outlook, кликните на „Нова е-пошта“ или „Одговори“ на поруци на коју желите да одговорите.
2. Кликните на тело порукеТо јест, у области где би ишао текст е-поште.
3. Идите на картицу „Порука“ и кликните на „Диктирање“На траци ћете видети посебно дугме за диктирање.
4. Сачекајте док дугме не покаже да слушаОбично ће променити стање или приказати визуелни индикатор.
5. Почиње нормално да говори.Текст ће се појављивати на екрану док говорите.

Кључно је да, поред речи, Можете изговарати команде за уметање знакова интерпункције и симбола: „зарез“, „тачка“, „упитник“, „проценат“, „@“ итд. Outlook ће протумачити ове команде и поставити их где је то потребно.

Диктирање у програму Outlook за Mac

На Mac-у је идеја практично иста; само се локација дугмета мало мења. Кључна ствар је да Морате бити пријављени у Microsoft 365 и имати активан микрофон на Mac рачунару. (унутрашњи или спољашњи):

1. Отворите нови имејл или одговорите на један из програма Outlook за Mac.
2. На траци са алаткама, Пронађите дугме „Диктирај“ и кликните на њега..
3. Када је диктат спреман, почиње да говори природно и видећете како се имејл сам пише.

Понашање са резултатом је слично: Можете изговорити команде за знакове и посебне карактере. (елипса, двотачка, заграде итд.) и уметнуте су на исправан положај.

Диктирање имејлова у новом Outlook-у

Ако користите најновију верзију програма Outlook (уједињени „нови Outlook“), диктирање функционише готово идентично, са неким побољшањима интерфејса, али концепт остаје исти: Изаберите тело поруке, активирајте диктирање и говорите..

1. Направите нову поруку или одговорите на постојећу.
2. Кликните на тело имејла да назначи где ће текст бити написан.
3. Идите на картицу „Порука“ и притисните дугме „Диктирај“..
4. Када Outlook покаже да слуша, Почните да диктирате своју е-пошту са потпуном нормалношћу, укључујући властита имена, бројеве и команде интерпункције.

Нешто занимљиво је то Мајкрософтова услуга диктирања не чува трајно ваш аудио или транскрибовани текстГлас се шаље на Мајкрософтове сервере само да би се генерисао текстуални резултат, али се не чува за друге сврхе, што ублажава многе проблеме са приватношћу у корпоративним окружењима.

Гласовне команде за интерпункцију, симболе и форматирање на различитим језицима

Прави скок у продуктивности долази када почнете да савладавате гласовне команде за обележавање интерпункцијских знакова, симбола, прелома реда или нових пасусаУместо да се вратите на тастатуру да бисте откуцали зарез или елипсу, изговорите то наглас, а алатка ће то откуцати уместо вас.

Мајкрософт одржава веома опсежан списак специфичних команди за десетине језика и регионалних варијантиШпански, енглески, француски, немачки, италијански, португалски, кинески, јапански, арапски, руски, хебрејски, хинди, корејски, шведски, дански, холандски, фински, пољски, румунски, чешки, мађарски, грчки, хрватски, бугарски, словеначки, естонски, литвански и још много других, поред многих језика Индије (гуџарати, марати, тамилски, телугу, итд.).

Пример команди на шпанском

Када диктирате на шпанском, ваш глас препознаје добар број команди. На пример. Можете рећи „тачка“, „зарез“, „упитник“, „узвичник“ или „почетни упитник“. тако да убацује одговарајуће знакове (¿ ? ¡ !, итд.).

Команде се такође могу изговарати као „нови ред“, „прелом реда“ или „нови пасус“ да бисте почели у следећем реду или отворили нови блок текста, што је веома корисно за структурирање дугих имејлова без додиривања тастатуре.

Шпански диктат вам такође омогућава да му дате упутства да убаци двотачка, тачка-зарез, наводници, заграде, цртица, елипса или апострофи једноставним изговарањем имена знака. Исто важи и за симболе попут знак at, звездица, задња црта, доња цртица, амперсанд (&) или симбол степена.

На математичком нивоу, можете диктирати „знак процента“, „хештег“, „знак плус“, „знак минус“, „знак множења“, „знак дељења“, „знак једнакости“, „знак плус или минус“, „знак мање од“ или „знак веће од“И команде за најчешће валуте су такође препознате: долар, британска фунта, евро и јен.

Команде за интерпункцију у другим језицима

Ако радите у међународном окружењу или диктирате имејлове на другим језицима, систем нуди команде прилагођене сваком језикуНа пример, на енглеском можете рећи „тачка“, „зарез“, „упитник“, „узвичник“, „двоточка“, „тачка-зарез“, „отворени цитат“, „затворени цитат“, „отворена заграда“, „затворена заграда“, „хештег“, „знак плус“ или „знак мање од“, између многих других.

Сличне ствари се дешавају у француском, немачком, италијанском, португалском или холандском језику: постоје Кључне речи за сваки знак интерпункције, математички симбол, симбол валуте или основни емоџи (смајлићи, срца итд.). Сваки језик има своју листу прихваћених фраза, тако да систем разуме и формалне варијанте и уобичајене колоквијалне изразе.

За језике са различитим алфабетима (арапски, руски, грчки, хебрејски, јапански, кинески, корејски…), диктирање такође узима у обзир специфичне команде за цртице, наводнике, заграде, узвичнике и упитнике или симболе процента и валутаОво вам омогућава да пишете формалне, техничке или финансијске имејлове на свом матерњем језику без губитка тачности.

Поред тога, неки језици укључују команде за Убаците једноставне емоџије гласом, као што су „насмејано лице“, „тужно лице“ или „емоџи срца“, који могу бити корисни у мање формалним имејловима или брзој комуникацији са колегама.

Подржани језици и прегледне верзије

Подразумевано, диктирање је обично конфигурисано да енглески Сједињене Државе)Али Мајкрософт одржава листу Потпуно подржани језици и други у режиму прегледаОни у прегледу могу бити мало мање прецизни или имати нешто ограниченије функције интерпункције, али су и даље савршено употребљиви за редовне имејлове.

Компанија стално додаје нови језици и дијалекти постепеноДакле, чак и ако говорите мање распрострањеним језиком, добра је идеја да периодично проверавате листу језика за диктирање јер ће се подршка вероватно појавити током времена.

Конфигуришите диктирање и приватност у програму Outlook

Поред дугмета Диктирај, Outlook нуди и мени са одређеним подешавањима којем се приступа преко иконе зупчаникаОдатле можете подесити различите параметре како бисте прилагодили искуство свом начину рада.

У том панелу, једна од кључних тачака је говорни језикМожете изабрати језик на којем ћете диктирати из падајуће листе, променити га када је потребно и видети које су опције аутоматске интерпункције омогућене за тај одређени језик.

Такође је важно прегледати одељак о микрофонИз самих подешавања диктирања можете видети који се улазни уређај користи (интерни микрофон лаптопа, УСБ слушалице, микрофон десктопа итд.) и променити га ако је потребно да бисте побољшали квалитет транскрипције.

Још једно занимљиво окружење је аутоматско бодовањеАко ваш језик то подржава, можете омогућити или онемогућити ову опцију како би систем могао интелигентније убацивати тачке и зарезе на основу ваших пауза у говору. Ово може бити веома згодно за брзе имејлове, мада увек можете ручно исправити све чиме нисте задовољни.

На крају, постоји а филтер увредљивих језика Ово вам омогућава да маскирате потенцијално осетљиве речи звездицама. Ово је корисно ако диктирате наглас у дељеним окружењима или ако једноставно желите да се уверите да се ниједан проблематичан термин не појављује онако како јесте у имејлу.

Што се тиче приватности, Мајкрософт објашњава да Не чува трајно аудио податке или текст генерисан из вашег гласа.Радни ток подразумева слање вашег звука у клауд сервисе ради конвертовања у текст, а затим његово враћање у документ или имејл, али без чувања за каснију употребу. Ако желите да сазнате више, њихова документација говори о „повезаним искуствима у систему Office“, која детаљно описује ове врсте процеса.

Омогућите диктирање имејлова на Mac-у: Користите диктирање на macOS-у

Ако не желите да се ослањате на уграђено диктирање програма Outlook или ако користите друге клијенте е-поште попут Gmail-а или Apple Mail-а, можете директно користити функцију диктирања. изворно диктирање за macOS (Водичи за максимално искоришћавање вашег Mac-а), који функционише у практично сваком текстуалном пољу у систему.

Корак 1: Омогућите диктирање у macOS-у

Да бисте конвертовали свој глас у текст на Mac рачунару, прво што треба да урадите је Активирајте функцију диктирања у системским подешавањимаПроцес је, генерално говорећи, следећи:

1. Кликните на икону Аппле (горе лево) и уђите у „Системске поставке“.
2. Изаберите опцију „Тастатура“ у менију подешавања.
3. Активирај диктирање На одговарајућој картици изаберите опцију за коришћење побољшаног диктирања, ако је доступна.

Побољшано диктирање то омогућава Део препознавања гласа ради чак и ван мрежеа понекад побољшава брзину одговора приликом писања веома дугих имејлова или приликом диктирања дуже време непрекидно.

Корак 2: Диктирајте имејл у Gmail-у, Outlook-у или Apple Mail-у

Када је системско диктирање омогућено, можете га користити у било којој апликацији за е-пошту: Gmail у прегледачу, Outlook за Mac или Apple MailmacOS обично подразумевано конфигурише пречицу која се састоји од притисните функцијски тастер (Fn) два пута да почне са диктирањем.

Када притиснете ту пречицу, Све што кажете почеће да се пише на екрануукључујући команде за интерпункцију („зарез“, „тачка“, „нови пасус“ итд.), тако да можете писати веома дугачке имејлове без готово никаквог додиривања тастатуре.

Активирајте препознавање говора у систему Windows да бисте диктирали имејлове

У случају Windows-а, можете користити и сопствено препознавање гласа оперативног система за диктирање имејлова на било којој платформиБило да је у питању Gmail у прегледачу или Outlook на рачунару (погледајте наше Windows туторијали и приступачност).

Корак 1: Конфигуришите препознавање говора у оперативном систему Windows

Први корак је омогућавање и лагано обучавање система за препознавање говора. Генерално, ток рада је следећи:

• Отворите Цонтрол Панел Виндовс
• Уђите у одељак „Лакоћа приступа“.
• Кликните на „Препознавање гласа“.
• Изаберите опцију „Покрени препознавање гласа“.
• У чаробњаку за подешавање, додирните „Следеће“ и изаберите врсту микрофона који ћете користити (слушалице, десктоп микрофон итд.).
• Направити аудио тестове које је предложио систем да калибришете јачину звука и јасноћу.
• Изаберите ако желите ручна или гласовна активација (изговорите команду да бисте је активирали).
• Одлучите да ли је препознавање гласа Покренуће се аутоматски када укључите рачунар. Или ћеш га сам покренути када ти буде потребно.

У зависности од верзије оперативног система Windows коју користите, постоје мале разлике у екранима и опцијама, тако да можете погледати Мајкрософтов „Водич за брзи почетак“ за ваше специфично издање оперативног система Windows ако се нешто не подудара тачно.

Корак 2: Диктирајте имејлове у било ком клијенту

Када је препознавање гласа омогућено, можете диктирајте текст у поља за писање у Gmail-у, Outlook-у или било ком другом имејл клијенту које користите на рачунару. Обично не постоји једна пречица за његово активирање у свим апликацијама, тако да је најлакше оставити алатку за препознавање омогућену. отворено док пишете.

Баш као и на macOS-у, ваш глас ће бити директно транскрибован у тело поруке, поштовање интерпункције и команди за прелом реда Шта год да користите. То је веома ефикасан начин за писање великих имејлова, извештаја или ажурирања пројеката без потребе да све куцате ручно.

Решавање уобичајених проблема приликом диктирања имејлова

Као и све што се ослања на микрофоне и интернет везу, диктирање може наићи на специфичне грешке које је вредно знати како идентификоватиМајкрософт детаљно наводи неколико уобичајених порука и ситуација заједно са препорученим решењима.

Грешке „Микрофон заузет или недоступан“

Ако вам Outlook прикаже поруку попут „Друга апликација користи микрофон“Нормално је да имате покренут други алат за видео позиве, снимање или диктирање који блокира аудио уређај.

У том случају, довољно је да Затворите или паузирајте било који програм који користи микрофон. (Zoom, Teams, снимач звука, још један диктат паралелно...) и покушајте поново да активирате Диктирање у програму Outlook.

У другим случајевима можете видети обавештења као што су „Проблем са микрофоном“, „Микрофон није детектован“ или „Приступ микрофону није могућ“Вреди проверити да:

• El Микрофон је правилно повезан. или, ако је интерно, да га систем препозна.
• Виндовс или мацОС дозволите апликацијама приступ микрофону оф Оффице.
• Микрофон није присутан. пригушено хардвером (физички прекидач, дугме на слушалицама итд.).

Када диктат не пише ништа или прави много грешака

Ако се на екрану не појављује текст током говора или ако се текст појављује на екрану потпуно погрешне речи или недостајући делови реченицеПостоји неколико тачака које треба проверити:

• Обавезно има брза и стабилна интернет везапошто се велики део препознавања обавља у облаку.
• Смањите позадинску буку колико год је то могуће: отворени прозори, блиски разговори, бучни вентилатори итд.
• Покушај да боље артикулише и говори мало спорије и промишљенопосебно на почетку док се систем „навикне“ на ваш глас.
• Проверите да ли сте Потребно је ажурирање драјвера за микрофон или ако користите веома стари уређај који не прима добро звук.

Ако користите уграђени микрофон на лаптопу и приметите да недостаје тачност, обично је препоручљиво да... Покушајте да користите слушалице са микрофоном или екстерни УСБ микрофон.Разлика у квалитету је веома приметна када свакодневно диктирате дугачке имејлове.

Диктирање имејлова помоћу специфичних алата: случај VoiceMail-а

Поред основних функција Мајкрософта и оперативних система, појавили су се алати посебно усмерени на свакодневну употребу е-поште. Један од њих је VoicyMail, Chrome екстензија дизајнирана да трансформише усмене поруке у добро написане имејлове.

Приступ је веома једноставан: Снимите кратку, опуштену гласовну поруку („Хеј Давиде, хајде да померимо састанак за сутра у 4, имам сукоб око обавеза“) и продужење аутоматски генерише комплетну е-пошту са темом, почетним поздравом, кохерентним телом и професионалним завршетком.

Резултат је да можете говорити својим природним тоном, без бриге о тачној речи, и Алат се брине о претварању у углачану поруку спремну за слање.Посебно је корисно за оне имејлове са ажурирањима, уводом или пратећим имејловима које пишете изнова и изнова.

Још једна занимљива ствар у вези са говорном поштом је да она има опција приватности која открива и маскира осетљиве информацијекао што су имејлови, бројеви телефона и други лични подаци које не желите да буду буквално приказани у телу поруке.

У тренутној фази, продужетак се нуди бесплатно за прикупљање повратних информација и побољшање производаОво може бити добра прилика ако пишете много имејлова дневно и желите да испробате другачији ток рада без икаквих трошкова.

Додатни савет: шаљите гласовне белешке уместо дугих имејлова

Поред традиционалног диктирања, постоји навика која добија на популарности у одређеним тимовима: Уместо да напишу веома дугачку е-пошту од четири пасуса, они једноставно сниме кратку гласовну поруку и убаце је у е-пошту или је пошаљу путем Слека или Тимса..

Идеја је да, у многим ситуацијама, Једноминутно усмено ажурирање је довољно. и лакше се конзумира него огроман блок текста који ће прималац вероватно прелетети.

Овај приступ посебно добро функционише за:

• Ажурирање статусаШеф или тим слуша аудио и сазнаје све без потребе да чита извештај.
• Сложена објашњењаЛакше је усмено објаснити компликован процес него написати згуснута упутства која нико не чита.
• Смањите број састанакаМноги „брзи састанци“ могу се заменити са неколико размењених гласовних порука.
• Да пренесе тон и нијансеХитност, иронија или емпатија се најбоље опажају слушањем гласа.

Они који усвоје овај систем често извештавају да Уштеде између 30 и 45 минута дневноИ да људи боље памте оно што је речено него када добију само писани текст. Међутим, у почетку може бити тешко. може деловати превише неформално за културу неких компанијаАли када се тимови навикну на то, многи сматрају да је то хуманије и ефикасније.

На крају крајева, комбиновање диктирања за писање екстра дугих имејлова са сажетим гласовним белешкама и специфичним алатима попут VoicyMail-а вам омогућава да Комуницирајте много брже, бољим тоном и са мање физичког напора на тастатури.Ако се добро организујете, можете значајно смањити време које проводите писајући имејлове без жртвовања јасноће или професионализма у вашим порукама.